Kontrolní řád dobrovolného svazku obci
Mikroregion
Hvozdnice
IČO : 71194410
Kontrolní Řád Mikroregionu Hvozdnice
Valná hromada svazku obcí Mikroregionu Hvozdnice dne 29.12.2004 tímto podle ust. § 5, § 9 odst. 3 a § 25 odst. 1, 2 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), vydává tento Kontrolní řád dobrovolného svazku obcí Mikroregion Hvozdnice (dále jen SO):
Část I. Obecná ustanovení
§ 1 Úvodní ustanovení
1) Tímto kontrolním řádem (dále jen „řád“) se v SO zavádí vnitřní kontrolní systém dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole – dále jen „Zákon“).
2) Cílem tohoto řádu je vytvořit podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy, zabezpečení včasného zjišťování, vyhodnocování a minimalizace provozních, finančních, právních a jiných rizik vznikajících v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů SO.
3) Řád upravuje kontrolní systém SO, práva a povinnosti zaměstnanců ( účetní) SO ve vztahu ke kontrolnímu systému.
4) Kontrolní systém SO zahrnuje řídící kontrolu a veřejnosprávní kontrolu.
5) Kontrolní systém je nedílnou součástí systému řízení. Získává objektivní informace o tom, zda jednotlivé útvary a jimi řízené organizační složky a příspěvkové organizace postupují v souladu s obecně závaznými právními normami a vnitřními předpisy DSO a zda uskutečňují operace hospodárně, efektivně a účelně.
§ 2 Pojmy
Pro účely tohoto řádu se rozumí:
a) veřejnými prostředky veřejné finance (příjmy a výdaje), věci, majetková práva a jiné hodnoty patřící SO
b) veřejnou podporou poskytování dotací, příspěvků a návratných finančních výpomocí z rozpočtu SO
c) Příkazcem operace – předseda, místopředseda SO,
d) správností finanční a majetkové operace (dále jen „operace“) její soulad s právními předpisy a dosažení optimálního vztahu mezi její hospodárností, efektivností a účelností,
e) efektivností takové použití veřejných prostředků, kterým se dosáhne nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plněných úkolů ve srovnání s objemem vynaložených prostředků,
f) účelností takové použití veřejných prostředků, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených úkolů,
g) veřejnosprávní kontrolou kontrola prováděná u jiných příjemců (právnické nebo fyzické osoby) veřejné podpory z rozpočtu SO nebo u žadatelů o tuto podporu,
h) řídící kontrolou kontrola zajišťovaná odpovědnými zaměstnanci v rámci jejich působnosti vymezené v příslušných organizačních normách nebo popisech pracovní činnosti při přípravě, schvalování, sledování, konečném vypořádání a vyúčtování operací a následném prověření správnosti vybraných operací
i) kontrolní metodou se rozumí použitá metoda nebo její vhodná kombinace s jinými metodami vymezenými v ust. § 6 odst. 1 Zákona a v ust. § 3 až 9 vyhlášky Ministerstva financí č. 64/2002 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (dále jen „vyhláška“), při provádění kontrolní činnosti; kontrolní metoda slouží k zajištění objektivnosti a úplnosti informací o tom, zda kontrolované osoby naplňují požadavky, na které je kontrola zaměřena,
j) kontrolním postupem se rozumí systematicky uspořádané úkony, kterými se na základě zvolených kontrolních metod shromažďují, třídí, vyhodnocují a dokumentují informace k naplnění účelu finanční kontroly,
k) zaměstnancem zaměstnanec pověřený prací pro SO; dále se jím přiměřeně rozumí také předseda a místopředseda
Část II. Řídící kontrola
Díl 1 Obecná ustanovení o řídící kontrole
§ 3
1) Provádění vnitřní kontroly na všech stupních řízení patří k základním pracovním povinnostem zaměstnanců v rozsahu jejich pověření a odpovědnosti vymezené v příslušných organizačních normách, případně v tomto řádu.
2) Všichni zaměstnanci mají v rámci svých pravomocí a odpovědnosti povinnost zajišťovat vytváření a řádné fungování vnitřního kontrolního systému.
3) Zaměstnanci zabezpečují výkon vnitřní kontroly formou předběžné, průběžné a následné kontroly.
§ 4 Povinnosti zaměstnanců
Odpovědní zaměstnanci jsou povinni zejména:
a) řídit se při provádění kontrolní činnosti Zákonem a dalšími obecně závaznými právními předpisy a vnitřními předpisy, které upravují provádění řídící kontroly,
b) hlásit předsedovi neprodleně závažné nedostatky, které zjistili, zejména porušení vnitřních předpisů, které nelze považovat za běžné nedopatření nebo k němu došlo úmyslně,
c) písemně oznámit předsedovi každé zjištěné nakládání s veřejnými prostředky, které je nehospodárné, neefektivní, neúčelné nebo je v rozporu s právními předpisy,
d) na základě výsledků své kontrolní činnosti přijímat opatření k omezení výskytu zjišťovaných nedostatků a jiných rizik,
e) vypracovat protokoly o provedených průběžných a následných řídících kontrolách v souladu s tímto řádem.
§ 5 Oddělení pravomocí
1) Stejný zaměstnanec se nesmí podílet na přípravě, provádění a kontrole operací, zejména ve vztahu k výběrovým řízením, uzavírání smluv, vzniku závazků, platbám a vymáhání pohledávek. Pokud zaměstnanec vykonává většinu výše uvedených činností, musí výsledky jednotlivých činností projednat s předsedou
2) Za účelem minimalizace možných rizik jsou činnosti při uskutečňování operací odděleny od činností při zpracování těchto operací v účetní evidenci.
3) S přihlédnutím ke struktuře SO a nízkému počtu zaměstnanců nebude zajišťování bezhotovostního styku odděleno od účtování o tomto styku. K minimalizaci rizik se však stanovuj opatření. Účetní není oprávněna sama podepisovat příkazy k úhradě do banky. Automatizovaný bankovního převod nechá uskutečnit po kontrole opisu příkazu předsedu nebo místopředsedu
Díl 2 Předběžná řídící kontrola
§ 6
Nikdo není oprávněn dát pokyn k provedení operace (zejména k podpisu smlouvy nebo objednávky, která zavazuje SO k budoucím platbám) bez schválení operace v orgánu SO
§ 7 Průběh předběžné řídící kontroly
1) Předběžná řídící kontrola se provádí ve 3 stupních. Vzhledem k malé pravděpodobnosti výskytu nepřiměřených rizik a počtu zaměstnanců se slučuje v souladu s ust. § 26 odst. 3 Zákona činnost správce rozpočtu a hlavního účetního (dále jen „správce rozpočtu“).
2) První stupeň předběžné řídící kontroly zabezpečuje příkazce operace, zaměří se především na prověření
a) nezbytnosti uskutečnění připravované operace pro plnění úkolů SO,
c) věcné správnosti a úplnosti podkladů k připravované operaci,
d) dodržení kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti,
f) souladu operace s právními předpisy a přijatými koncepčními či jinými záměry schválenými orgánem SO ,
i) dodržení schvalovacích pravomocí orgánů SO dle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích
k) rizik, které se v průběhu realizace operace mohou vyskytnout a stanovení opatření k jejich odstranění.
3) Druhý a třetí stupeň předběžné řídící kontroly zabezpečuje správce rozpočtu. Tato kontrola se zaměří na prověření:
a) dodržení zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů při realizaci operace
b) zatřídění příjmu nebo výdaje dle rozpočtové skladby,
c) prověření oprávněnosti příjmu nebo výdaje ve vztahu ke schválenému nebo upravenému rozpočtu, jeho rozpisu a závazných ukazatelů pro příslušnou položku rozpočtové skladby,
d) prověření souladu operace se schválenými programy, projekty nebo jinými rozhodnutími o nakládání s veřejnými prostředky,
e ) posouzení finančního dopadu operace na rozpočtové zdroje příslušného, případně následujícího rozpočtového období,
f) úplnosti a náležitostí předaných podkladů dle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
g) v případě, že v rámci jednotlivých stupňů předběžné řídící kontroly budou zjištěny nedostatky, nemohou být do doby jejich odstranění výdaje, popř. příjmy, které se váží k příslušné operaci, realizovány ani nemohou být podepsány příslušné smlouvy nebo objednávky.
4) Správcem rozpočtu pro výkon 2. a 3. stupně předběžné řídící kontroly se určuje účetní SO
§ 8 Schvalovací protokol předběžné řídící kontroly
Předběžná řídící kontrola bude protokolárně zaznamenána v usnesení orgánu SO. Smlouva popř. objednávka, ze které vznikne SO budoucí finanční závazek nebo pohledávka, může být podepsána až po provedené předběžné řídící kontrole, není-li tato objednávka nebo smlouva z předběžné řídící kontroly vyňata tímto řádem; protokol PŘK bude součástí jednoho vyhotovení každé objednávky a smlouvy, které podléhají předběžné řídící kontrole.
§ 9 Vynětí z předběžné řídící kontroly
Předběžná kontrola nemusí být prováděna zejména v těchto případech:
a) u drobného nákupu za hotové do částky 10.000,- Kč,
b) u inkasa místních poplatků, daní a dotací zachycených v rozpočtové třídě 1 a 4,
c) u bankovních poplatků za vedení účtů,
d) u plateb daní a poplatků SO,
e) u plateb za poštovní služby,
f) u plateb, jejichž titul a výše vyplývá ze zákona a není ovlivnitelná činností zaměstnanců,
g) u ostatních drobných příjmů a výdajů, jejichž výše není významná z hlediska celkové úrovně rozpočtových výdajů a příjmů v kompetenci příslušného pověřeného zaměstnance,
h) u pracovněprávních smluv,
i) u vysílání zaměstnanců na služební cestu,
j) u objednávek vystavených na základě obchodních smluv, které již prošly předběžnou řídící kontrolou,
k) u příjmů a výdajů vyplývajících ze smluv a objednávek uzavřených, resp. vystavených, před nabytím účinnosti tohoto řádu.
Díl 3 Průběžná řídící kontrola
§ 10
Při výkonu průběžné řídící kontroly se uplatní operační kontrolní postupy, které zajišťují prověření, zda operace od předání podkladů k realizaci správcem rozpočtu až do jejího konečného vypořádání a vyúčtování probíhá v souladu s právními předpisy a opatřeními orgánů SO, přijatými v rámci těchto předpisů.
§ 11 Zaměření průběžné řídící kontroly
1) Oddělení pravomocí podle § 5 odst. 2 tohoto řádu musí být dodrženo zejména při:
a) zajišťování bezhotovostního styku; ust. § 5 odst. 3 tím není dotčeno,
b) nakládání s peněžními prostředky v hotovosti a s ceninami; kontrola se zaměří i na evidenci, inventarizaci, řešení a vypořádání inventarizačních rozdílů, ochranu a zabezpečení majetku při manipulaci, přesunu a úschově, ochranu majetku před neoprávněnými zásahy,
c) prověřování souladu výdaje s doklady o příjmu zboží nebo služeb; kontrola se zaměří na fyzickou kontrolu nakoupeného zboží a služeb a ověření těchto skutečností s příslušnou dokumentací a na to, zda při nákupu byly dodrženy požadavky hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti,
d) vyřizování reklamací; kontrola se zaměří na to, zda jsou reklamace uplatňovány nebo vyřizovány včas, zda jsou zdokumentovány, zaevidovány a předány k vyřízení odpovědným osobám apod.,
e) plnění závazků; kontrola se zaměřuje na dodržování splatnosti u splatných závazků, na to, zda DSO nehrozí sankce z neplnění závazků, zda jsou správně vyúčtovány zálohy apod.,
f) správa pohledávek a jejich vymáhání; předmětem kontroly je adresnost pohledávky, její právní zajištění, dodržování platebních podmínek, předcházení vzniku nedobytných pohledávek smluvními podmínkami, korespondence s dlužníky při vymáhání pohledávek, předávání kompletních podkladů k soudnímu vymáhání, vymáhání příslušenství pohledávek, využití možnosti započtení pohledávek nebo jejich zobchodování, úroveň informovanosti příslušných zaměstnanců o dlužnících apod.,
g) prověřování stavu, pohybu a využívání zásob včetně jejich evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o nich, při inventarizaci, zabezpečení ochrany majetku,
h) prověřování stavu, využívání, udržování a způsobu vyřazení a likvidace majetku včetně jeho evidence, úplnosti a průkaznosti záznamů o něm, inventarizace, řešení a vypořádávání rozdílů, zajištění podmínek pro využití, uložení a ochranu tohoto majetku v souladu s právními předpisy; kontrola se zaměří i na způsob ocenění majetku v účetnictví, úroveň pojištění majetku ve vztahu k možným rizikům, provádění oprav a udržování majetku, provedená technická zhodnocení majetku apod.,
ch) zaznamenávání uskutečněných operací v účetnictví; kontrola se zaměří na porovnání dokladů s údaji v účetní evidenci, při dodržení věcné a časové souvislosti jednotlivých účetních případů.
2) Je.li průběžná řídící kontrola oblastí zabezpečována v rámci oběhu účetních dokladů a ověřování jejich věcné správnosti. nemusí být o těchto kontrolách zpracován samostatný protokol.
§ 12 Provádění průběžné řídící kontroly
1) Průběžnou řídící kontrolu podle § 11 odst. 2 provádějí osoby pověřené prověřením věcné správnosti účetních dokladů dle platné směrnice upravující oběh účetních dokladů. Vzor pověření k provedení průběžné a následné řídící kontroly je uveden v příloze č. 4.
2) Zjistí-li zaměstnanci provádějící průběžnou řídící kontrolu, že s veřejnými prostředky je nakládáno nehospodárně, neefektivně a neúčelně nebo v rozporu s právními předpisy, oznámí své zjištění písemně předsedovi, který přijme opatření k nápravě zjištěných nedostatků.
3) Průběžná kontrola je prováděna minimálně jednou ročně.
4) O provedení průběžné řídící kontroly, s výjimkou uvedenou v § 11 odst. 2, se sepisuje protokol. V protokolu se uvádí zejména:
a) okruh kontrolovaných operací,
b) zjištění týkající se nehospodárného, neefektivního nebo neúčelného hospodaření s veřejnými prostředky nebo rizik spojených s prováděním operací,
c) popis použitých kontrolních metod a postupů,
d) popis důkazních prostředků,
e) návrh nápravných opatření a osoba odpovědná za jejich realizaci,
f) návrh termínu na odstranění zjištěných nedostatků, (termín bude určen v závislosti na závažnosti nedostatku nebo významnosti možného rizika),
g) datum provedení kontroly,
h) podpis pověřeného zaměstnance.
5) V případě, že protokol obsahuje návrh nápravných opatření a termín k jejich odstranění, je pověřený zaměstnanec povinen provést kontrolu splnění nápravných opatření do 5 pracovních dnů od uplynutí stanoveného termínu. Tato kontrola bude zachycena v protokolu obsahujícím tyto náležitosti:
a) popis uložených nápravných opatření,
b) vyhodnocení splnění nápravných opatření,
c) datum vyhotovení protokolu,
d) podpis pověřeného zaměstnance.
Díl 4 Následná řídící kontrola
§ 13
Následná řídící kontrola bude provedena zaměstnanci pověřenými dle § 12 odst. 1 vždy do 31. 1. následujícího kalendářního roku. Následná řídící kontrola bude zaměřena na vyhodnocení plnění požadovaných kritérií při provádění operací, účinnost kontrolního systému a návrhy na systémová opatření k zefektivnění činnosti SO.
Díl 5 Ukládání kontrolních protokolů a podpisových vzorů
§ 14
Protokoly o provedených řídících kontrolách budou ukládány ve složce „Řídicí kontroly
Veřejnosprávní kontrola u příjemců veřejné podpory
nebo u žadatelů o tuto podporu
1/ SO nebude poskytovat veřejnou podporu z rozpočtu SO. Veřejnosprávní kontrola se v žádném stupni neprovádí.
Část IV. Závěrečná ustanovení
§ 15
1) Působnost předsedy podle tohoto řádu vykonává v době jeho nepřítomnosti místopředseda v souladu s ust. § 104 odst. 1 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích
§ 16
1) Řád je závazný pro všechny zaměstnance.
2) Kontrolu dodržování řádu, hodnocení jeho aplikace a účinnosti kontrolního systému SO bude provádět předseda a místopředseda SO . S výsledky těchto hodnocení a návrhy úprav systému seznámí starostu; je-li to vhodné, též zaměstnance, zejména správce rozpočtu a kontrolora. Předseda je odpovědný za podání roční zprávy o výsledcích finančních kontrol Krajskému úřadu Moravskoslezského kraje.
3) Tento řád nabývá účinnosti dnem 1.1.2004.
Ve Slavkově dne : 29.12. 2004
Jaroslav Vaněk Vladimír Chovanec
Místopředseda předseda
Příloha č. 1
Mikroregion Hvozdnice
Štáblovská 35,Dolní Životice 747 56
Pověření k provádění operací
Pověřuji tímto p.
k provádění nákupů materiálu, zboží a služeb a souvisejících operací v oblastech:
Oddíl, paragraf:
Seskupení položek:
Rozpočtové položky:
Pověřená osoba je povinna uskutečňovat operace ve své působnosti v souladu se zákonem a je povinna dbát na to, aby veřejné prostředky byly vynaloženy účelně, hospodárně a efektivně.
Pověřená osoba plní funkci příkazce operace ve smyslu ustanovení § 7 odst. 4 Kontrolního řádu Mikroregionu Hvozdnice ze dne 29.12.2004
Pověření se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne
Ve Slavkově dne:
předseda
Pověření v plném rozsahu přijímám a prohlašuji, že jsem byl seznámen se svými právy a povinnostmi podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), a podle výše uvedeného Kontrolního řádu.
příkazce operace
Příloha č. 2
Mikroregion Hvozdnice
Štáblovská 35,Dolní Životice 747 56
Schvalovací protokol předběžné řídící kontroly
Název operace:..................................................................
1. Schvalovací postup příkazce operace
ano ne
a) připravovaná operace je nezbytná pro plnění úkolů Obce
b) podklady k připravované operaci jsou správné a úplné
c) připravovaná operace splňuje kritéria:
aa) hospodárnosti
bb) efektivnosti
cc) účelnosti
d) připravovaná operace je v souladu s právními předpisy
e) připravovaná operace byla schválena v příslušných orgánech Obce
f) při realizaci operace mohou nastat následující rizika (stručný popis):
h) ke zmírnění rizik stanovuji následující opatření:
Ve Slavkově dne
podpis dle podpisového vzoru
2. Schvalovací postup správce rozpoč3. tu
ano ne
a) připravovaná operace je v souladu se zákonem č. 250/2000 Sb.
c) operace je v kompetenci příkazce operace
d) rozpoče) tová skladba připravované operace
oddíl, paragraf:
položka:
organizace, organizační jednotka:
f) připravovaná operace je v souladu se schváleným rozpočtem
h) připravovaná operace je v souladu s rozhodnutími orgánů Obce
i) připravovaná operace má následující dopad na rozpočj) et roku:
k) připravovaná operace si vyžádá následující zdroje v příštích letech:
l) podklady k připravované operaci jsou v souladu se zákonem č) . 563/1991 Sb.
n) podpis příkazce operace je v souladu s podpisovým vzorem
Ve Slavkově dne
podpis dle podpisového vzoru
Příloha č. 3
Mikroregion Hvozdnice
Štáblovská 35,Dolní Životice 747 56
Pověření k provádění průběžné a následné řídící kontroly
Pověřuji tímto zaměstnance obce zařazeného do obecního úřadu p.
k provádění průběžné a následné řídící kontroly dle ust. § 12 odst. 1 Kontrolního řádu Mikroregionu Hvozdnice ze dne 29.12.2004 v následujících oblastech:
Pověřená osoba je povinna vykonávat svou kontrolní činnost v souladu se zákonem
č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), vyhláškou Ministerstva financí č. 64/2002 Sb., kterou se provádí zákon
č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů
a Kontrolním řádem Mikroregionu Hvozdnice.
Pověření se vydává na dobu neurčitou a nabývá účinnosti dne .
Ve Slavkově dne:
..............................................
předseda
Pověření v plném rozsahu přijímám a prohlašuji, že jsem byl seznámen se svými právy a povinnostmi podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), a podle výše uvedeného Kontrolního řádu.
zaměstnanec pověřený
kontrolní činností
